Die Kraft von Open Space

Open Space ist eine Konferenzmethode und Intervention für Groß- und Kleingruppen, die der US-amerikanische Organisationsberater Harrison Owen schon in den 80er Jahren entwickelt hat.

Die formale Gestaltung ist sehr einfach: Zum Start sitzen alle Teilnehmer im Kreis. Ein Moderator erläutert die einfachen 4 Regeln. Er erinnert uns daran, dass die Teilnehmer über alle Ressourcen verfügen, die es für das Gelingen der Konferenz braucht. Dass sie selbst entscheiden, wie viel Energie und Zeit sie in welche Themen stecken. Und dass die Methode Open Space einen sicheren Rahmen bildet.

Dann erläutert der Moderator das Gesetz der zwei Füße – auch Gesetz der Mobilität genannt –, das die 4 Regeln ergänzt: Jeder Teilnehmer ist eingeladen, an Themen seiner Wahl mitzuarbeiten oder beliebig zwischen Workshops zu wechseln (Hummeln) und damit Themen miteinander zu vernetzen. Auch spontane Parallelgespräche an der Kaffeebar sind erlaubt oder dass Teilnehmer für sich allein über ein Thema nachdenken oder etwas dazu nachlesen (Schmetterlinge).

Ganz gleich wie vertraut die Teilnehmer bereits mit Open Space sind - wir starten immer mit diesem Eröffnungsritual.

Dann wird das vereinbarte Konferenzthema vorgestellt. Die Agenda selbst ist zum Start der Open Space Konferenz leer und wird nach der Eröffnung durch den Moderator von den Teilnehmern selbst gefüllt. Danach beginnen die Sessions mit den parallelen Workshops in festen Zeit-Slots.

Mitglieder von Agile Communities und Teilnehmer einschlägiger agiler Konferenzen kennen Open Space als Format seit vielen Jahren. Auch gut bekannt sind mittlerweile Barcamps und sogenannte Unkonferenzen, die wesentliche Elemente mit Open Space gemeinsam haben. Mit dem inspirierenden Open Space Format ist es einfach, mit vielen Teilnehmern in überschaubarer Zeit viele verschiedene Themen zu bearbeiten. Open Space funktioniert ab etwa 10 Teilnehmern und auch noch mit mehr als 1.000 Teilnehmern.
Und wir stellen schnell fest, dass die agilen Werte und Prinzipien im Open Space Format direkt erlebbar sind, allen voran Mut, Respekt, Offenheit, Ermächtigung und Selbstorganisation, Transparenz und Time-Boxing.

Wer aber versucht, nach einer solchen ersten Erfahrung eine Open Space Konferenz im eigenen Unternehmen zu machen, geht leicht in die „Falle der Einfachheit“ (Matthias zur Bonsen). Damit eine Open Space Veranstaltung in einer Organisation ihre Wirkung wirklich gut entfaltet, braucht es ein tieferes Verstehen und eine achtsame Vor- und Nachbereitung. Für ein Unternehmen ist eine Großgruppenkonferenz schließlich auch eine große Investition. Deshalb ist es wichtig, die Veranstaltung gut vorzubereiten: Es braucht ein Konferenzthema, an dem die meisten Mitarbeiter echtes Interesse haben, damit sie gerne zur Konferenz kommen, freiwillig teilnehmen und sich engagiert inhaltlich einbringen. Wichtig ist aber auch, dass der Auftraggeber die Givens, den unverrückbaren Rahmen für die Workshop-Arbeit, für die Ergebnisse und für die Umsetzung nach dem Open Space definiert. Beim Auftraggeber, in der Regel die Geschäftsführung, braucht es die Bereitschaft, einen ergebnisoffenen Prozess zuzulassen und die Dinge einfach geschehen zu lassen. Wir stellen während des Open Space Transparenz sicher: Nach jeder Session werden die Ergebnisse der parallelen Workshops an der Nachrichtenwand für alle Teilnehmer sichtbar veröffentlicht und in (Foto-)Protokollen persistent gemacht. Am Ende der Veranstaltung sichten alle Teilnehmer die Ergebnisse gemeinsam, priorisieren sie und entscheiden, wie sie in den Alltag gebracht werden.

Dabei können die Ergebnisse einer Open Space Konferenz durchaus sehr vielfältiger Natur sein:

• Wissen und Erfahrungen sind ausgetauscht,
• Sichtweisen sind abgeglichen und gemeinsames Verständnis hergestellt,
• Vernetzung zwischen Mitarbeitern ist entstanden,
• Ideen sind gefunden und in einer ersten Version ausformuliert,
• Maßnahmenpläne oder ein Agiles Backlog ist entwickelt und Themenverantwortliche für die Umsetzung haben sich committet,
• und vieles Weitere…

Es gilt dabei anzuerkennen, dass alle diese Ergebnisse wertvoll sind, aber nicht jedes Ergebnis zu konkret geplanten Aktivitäten führt.

Die besondere Wirkweise von Open Space vollzieht sich in vier Aspekten:

• Leadership:
  Führung liegt nicht nur beim Auftraggeber. Im Open Space erleben wir vielmehr verteilte Führung. Jeder Teilnehmer, der ein Thema für eine Arbeitsgruppe anbietet, tritt aus der Gemeinschaft heraus und geht damit für sein Herzensanliegen voran. Führung übernehmen auch diejenigen, die in einem Open Space Workshop mitarbeiten oder später dafür Sorge tragen wollen, dass Ergebnisse in die Praxis überführt werden.
  Eine besondere Führungsrolle hat der Moderator eines Open Space: Er ist eher ein Facilitator, der befähigt und begleitet, als ein klassischer Moderator. Seine Aufgabe ist es, zu Beginn den Raum im Kreis zu öffnen und für die gesamte Veranstaltung zu halten. Im Eröffnungsritual ermutigt er alle und vermittelt unerschütterliches Vertrauen in das System, das die Anwesenden repräsentieren, und in die Methode. Im weiteren Verlauf unterstützt er durch seine Präsenz und ist doch idealerweise während der eigentlichen Workshop-Arbeit ganz im Hintergrund.

• Vision:
  Der Auftraggeber gibt maßgeblich Vision und Orientierung durch das Konferenzthema, das den Gesamtrahmen bildet, und durch die Grenzen, die er setzt (Givens).
  Und dann emergiert eine neue gemeinsame Vision allmählich während der Arbeitsphasen im Open Space und wird in den Ergebnissen sichtbar. Idealerweise entwickeln die Teilnehmer den inneren Wunsch, durch Nutzung der Open Space Methode die eigene Welt zu gestalten und weiter zu entwickeln.
  Auftraggeber und Moderator unterstützen das, in dem sie ihr Vertrauen ausdrücken, dass die Teilnehmer alle erforderlichen Ressourcen haben und zusammen über ein riesiges Potential für den Open Space verfügen.

• Gemeinschaft:
  Schon die Eröffnung des Open Space stellt Gemeinschaft her. Der Kreis ist bewusst gewählt als die Urform gelingender Kommunikation. Im Kreis sind alle gleichwertig und auf Augenhöhe. Auch alle Open Space Workshops finden im Kreis statt. Im weiteren Verlauf des Open Space wird Gemeinschaft in Verbindung mit Freiheit und Selbstverantwortung spürbar: Die Themengeber finden Mitstreiter, es entstehen Dialoge und gemeinsam erbaute, gemeinsam verantwortete Ergebnisse auf der Basis freiwilliger Zusammenarbeit.
  Nach einer gelungenen Open Space Veranstaltung haben die Teilnehmer das Gefühl: Nicht nur die Ergebnisse sind wertvoll, der Prozess selbst war ein Gewinn. So kann eine Open Space Veranstaltung nicht nur gute Ergebnisse und Erkenntnisse liefern, sondern auch identitätsstiftend und dauerhaft verbindend wirken.

• Management und Organisation:
  Open Space Technology gibt durch den klaren Ablauf Struktur und Stabilität. Ermächtigung, Respekt und Freiheit ermöglichen selbstverantwortliches Handeln und Selbstorganisation. Und zugleich kommt das Format mit wenigen Struktur- und Management-Elementen aus.
  In der Sequenz nach den Open Space Workshops liegt bei den Teilnehmern die Verantwortung, die Ergebnisse gemeinsam zu sichten und zu priorisieren, was als nächstes weiter bearbeitet wird. Wie bei agilen Arbeitsweisen erreichen wir mit diesem Fokus die schnelle Umsetzung der wichtigsten Themen. Diejenigen, die spüren, dass ein hochpriorisiertes Thema wirklich ihr Anliegen ist, geben ihr Commitment und übernehmen freiwillig die Verantwortung für die weitere Bearbeitung.

Open Space ist immer dann gut geeignet, wenn ...

• ... das Thema komplex und idealerweise auch dringend ist,
• ... die Teilnehmer gerne und freiwillig daran arbeiten möchten,
• ... der Auftraggeber offen für die Ergebnisse ist,
• ... die Teilnehmer ganz verschiedene Sichtweisen in das Thema einbringen können.

Richtig genutzt kann durch Open Space etwas wirklich Neues in die Organisation kommen: Wird es einmalig oder in großen Zeitabständen eingesetzt, können sich neue Ideen entwickeln und wirklich den Durchbruch in der Organisation finden. Open Space ist sehr gut geeignet, um die Beteiligten zu aktivieren, einen gemeinsamen Spirit entstehen zu lassen oder Mitarbeiter für einen grundlegenden Veränderungsprozess zu gewinnen. Denn sie erleben in diesem Format, dass sie sich selbst einbringen und aktiv die eigene Welt und Zukunft gestalten können.

Nutzt ein Unternehmen das Format Open Space regelmäßig, entsteht neben der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Themen vor allem auch eine neue Qualität der Zusammenarbeit, die auf Selbstführung, Initiative, Engagement und Selbstorganisation basiert. So wird die Kraft von Open Space auch außerhalb des Konferenz-Settings im operativen Alltag sichtbar.
Die kanadische Organisationsentwicklerin Birgitt Williams hat daraus in den 90er Jahren die Bewusste Open Space Organisation entwickelt.
Und manches agile Unternehmen nutzt das Open Space Format in regelmäßigem Takt als Ersatz der meisten bisherigen Regel-Meetings und nennt es bspw. „Open Friday“.

In jedem Fall führt die regelmäßige Anwendung von Open Space zu einer nachhaltigen Veränderung Ihrer Organisation! Zu Chancen und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Agile Coach und Facilitator!

Und falls auch Sie Open Space Technology für Ihr Unternehmen gewinnbringend nutzen möchten, sprechen Sie mich einfach an. Ich kann Sie gut unterstützen!
Ihre Birgit Mallow