Time Box

Time Box oder Time Boxing bedeutet, dass die Dauer von Meetings oder Arbeitsschritten eine zeitliche Beschränkung hat. Agile Methoden wie Scrum oder Design Thinking arbeiten mit festen Zeitscheiben. Der grundsätzliche Nutzen ist leicht erkennbar:

Time Boxing hat das Ziel, dass die Teammitglieder ihre Arbeitszeit und andere Ressourcen effizient einsetzen und Verschwendung vermeiden. Es unterstützt, dass wir uns auf das Wesentliche fokussieren, konzentriert arbeiten und Entscheidungen zügig treffen.

Schauen wir die verschiedenen agilen Methoden genauer an, werden durchaus kleine Unterschiede im Einsatz und in den Effekten der Time Box erkennbar:

In Scrum sind alle Ereignisse eine feste Zeitscheibe. Der Scrum Guide macht verbindliche Vorgaben für die maximale Länge des Sprints sowie für alle Meetings während des Sprints. Diese Zeitvorgaben sind empirisches Ergebnis der Beobachtung sehr vieler Teams über viele Jahre: Wir können deshalb darauf vertrauen, dass die vorgesehenen Ergebnisse innerhalb der Zeitscheibe erarbeitet werden können. Im Scrum Team ist es die Aufgabe des Scrum Masters darauf zu achten, dass die Time Boxes eingehalten werden. Er unterstützt das Team dabei, eine effiziente Arbeitsweise zu entwickeln.

Wird ein Scrum Team regelmäßig in der Time Box nicht fertig, liegt das häufig an fehlendem Fokus. Das Team verliert sich vielleicht in ziellosen Diskussionen, lässt ausschweifende Redebeiträge einzelner Teammitglieder zu oder erarbeitet mehr Details als für die Umsetzung einer Anforderung wirklich notwendig ist. Manchmal sind ineffiziente Meetings das Symptom einer unklaren Produkt Vision, eines fehlenden Sprint Ziels oder ungeklärter Konflikte. Der Scrum Master hilft dem Team dann alles Ungeklärte zu klären und gemeinsam die Verantwortung dafür zu übernehmen, dass die Meeting-Ergebnisse in der vorgesehenen Zeit erarbeitet werden. Bestehen Konflikte unterstützt der Scrum Master die Beteiligten, die Differenzen auszuräumen und moderiert bei Bedarf die Gespräche.

Bei Scrum geht es in erster Linie nicht um Effizienz, sondern um Effektivität. Das heißt, dass wir in jedem Sprint konkrete Ergebnisse fertig stellen wollen, die potentiell auch sofort nach dem Sprint an Kunden oder Nutzer ausgeliefert werden können. Wir streben in Scrum deshalb keine extrem hohe Arbeitsverdichtung oder starken Zeitdruck an, die im Zweifel nur zu Lasten der Qualität gehen und auf Dauer die Gesundheit der Mitarbeiter gefährden. Vielmehr wollen wir eine gleichmäßige Arbeitsgeschwindigkeit über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts. Dazu können wir uns die Abfolge vieler Scrum Sprints wie den Marathon gut trainierter Läufer vorstellen. Eine hohe Teamperformance erreicht ein Scrum Team, in dem es sich auf Arbeiten mit hohem Kundenwert konzentriert, unnötige Arbeiten und Verschwendung vermeidet und zugleich eine hohe Qualität anstrebt. Unterstützt wird es dabei durch die Stabilität, die jeder Sprint für die Teamarbeit darstellt. Und durch die Priorisierung der Anforderungen nach ihrem Kundenwert durch den Product Owner.

Produziert ein Team durch zu hohe Arbeitsverdichtung oder schlampige Arbeit eine schlechte Qualität der Ergebnisse, so bedeutet das "Technische Schulden". Und Technische Schulden führen in der Zukunft zu zusätzlichem Aufwand, der schwer kalkulierbar ist. Das wiederum macht die Arbeit unproduktiv und erschwert Lieferprognosen sowie die Einhaltung von Lieferzusagen. Das gesamte Scrum Team versucht deshalb permanent, eine gute Balance zwischen hoher Teamleistung, gleichmäßiger Arbeitsgeschwindigkeit, guter Zuverlässigkeit bzgl. der zugesagten Liefertermine und hoher Qualität zu erreichen.

In Design Thinking liegt der Schwerpunkt ebenfalls auf Effektivität. Hier wird allerdings bewusst mit einem deutlichen Zeitdruck gearbeitet. Auch Design Thinking erfordert fokussiertes und konzentriertes Arbeiten. Aber es geht hier nicht um die schnelle Lieferung und Qualität eines fertigen Produkts, das im Betrieb beim Kunden bestehen muss, sondern um die schnelle Verprobung von Hypothesen und das Nutzer-Feedback zu (Wegwerf-)Prototypen. Der Zeitdruck hilft dem Design Thinking Team, sich bei der Arbeit auf die Essenz zu konzentrieren, nicht in die Perfektionsfalle zu laufen und sich dadurch selbst zu sabotieren.

Ein erfahrener Design Thinking Coach gibt die Zeitscheiben vor. Diese sind für Meetings oder bestimmte Methoden nicht fest definiert, sondern werden abhängig vom Thema, vom Kontext und von der Erfahrung der Teammitglieder mit Design Thinking vereinbart. Der Coach unterstützt das Team, indem er sorgfältig geeignete Methoden auswählt und während der Arbeit zu ihrem Einsatz coacht. Und er macht dem Team permanent die noch verfügbare Zeit mit einem Timer transparent. Den Design Thinking Prozess durchläuft das Team für Prozess- oder Produktinnovationen mehrfach. Dabei sind immer wieder schnelle Entscheidungen im Team notwendig. Die sind aber leicht revidierbar. Denn in den schnell aufeinander folgenden Iterationen kann das Team auch die Themen wieder aufgreifen, die es zunächst zurückgestellt hat.

Suchen Sie nach Wegen, wie Sie in Ihrem Unternehmen die Arbeit Ihrer Teams effektiver und produktiver machen können? Dann lassen Sie uns darüber reden. Ich kann Sie gut unterstützen.
Ihre Birgit Mallow